Filosofia Operativa di Assist

Nella figura viene rappresentato il flusso operativo classico di gestione delle chiamate di intervento. In modo pratico ed efficace sarà immediato organizzare al meglio le richieste di assistenza pervenute e garantire un servizio altamente professionale in quanto il software  è in grado di incrementare l'efficienza dell'intera organizzazione aziendale.

In relazione ad una molteplicità di fattori che possono caratterizzare una richiesta di intervento (in garanzia, da contratto, da fatturare, da non fatturare, recupero spese, ecc.), nella varie fase possono essere gestite qualsiasi tipo di eventualità grazie a diverse funzioni innovative e uniche per questa tipologia di applicativi.

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Prima Fase: Richiesta di intervento ed inserimento chiamata

Ogni richiesta di intervento determina l'apertura in Assist di una chiamata. Ad ogni chiamata viene assegnato un cliente di assistenza, uno di fatturazione, la priorità di esecuzione ed una o più matricole sulle quali effettuare l'intervento con le relative prestazioni da effettuare, lo stato della chiamata. La chiamata inoltre può essere gestita in commessa e sottocommessa. Il tutto può essere dettagliato con una descrizione riportante le operazioni da eseguire e le informazioni fornite dal cliente, richiamabile in tutte le funzioni successive. Inserita la chiamata è possibile stampare la stessa o, in base allo stato assegnato alla stessa, passare direttamente alla fase successiva di gestione e assegnazione.

 

 
Seconda Fase: Assegnazione chiamata ad un tecnico/team

Questa fase consente di assegnare ad un tecnico o ad un team di tecnici, la chiamata precedentemente inserita. Le agende dei tecnici interessati vengono sovrapposte per trovare un tempo libero in comune. Può essere indicato il veicolo, il difetto riscontrato, la data e l'ora di intervento, il luogo di esecuzione dello stesso. Se l'intervento è complesso, può essere legato ad una commessa e ad una relativa sottocommessa.

E’ inoltre possibile gestire le matricole prodotti dalla fase di apertura chiamata fino alla fase di chiusura della stessa.


 

 
Terza Fase: Esecuzione dell'intervento da parte del tecnico

In questa fase in cui avviene l'intervento effettivo del tecnico, viene compilato il voucher con l'indicazione precisa dei lavoro che sono stati effettuati e dei campi utili in fase di fatturazione per la determinazione di eventuali rimborsi, materiali utilizzati durante l'assistenza, durata dei lavori. Tale documento, al termine dell'iter, verrà archiviato nel fascicolo digitale per avere a disposizione tutti i dati riferiti all'intervento

 

 
Fase Quarta: Chiusura dell'intervento e della chiamata

Durante la chiusura dell'intervento possono essere modificate le matricole, le merci ed impostate le spese da recuperare (forfetarie o unitarie) quali pasti, pernottamenti, rimborsi chilometrici, diarie e viaggio.

Indicando la data e l'ora di chiusura, l'intervento termina il suo ciclo operativo e viene passato automaticamente in fatturazione

 

 

Fase Quinta: Produzione dei documenti contabili

L‘integrazione con l’applicativo Area Administration, consente di creare in modo automatico le bolle differite e di gestire la successiva fatturazione.

In questa fase sarà possibile prestampare la fatturazione ed eseguire controlli sui dati visualizzati e creare in automatico delle Bolle con le merci e le prestazioni fornite, gestire le quantità e le tariffe. In questo modo tutti i dati di fatturazione saranno riportati in automatico dal sistema, con un evidente risparmio di tempo e recupero di efficienza.

 

 

Fase Sesta: Archiviazione dei documenti nel fascicolo digitale

L'ultima fase del ciclo operativo è rappresentato dall'archiviazione elettronica di tutti i documenti prodotti durante l'intervento. In via principale vengono allegati il voucher riportante la descrizione minuziosa del lavoro svolto dal tecnico, la bolla con le merci e le prestazioni fornite, la fattura e in genere qualsiasi altro documento che può essere stato creato durante il ciclo di vita della chiamata in oggetto. Può essere mantenuta traccia dei contatti intercorsi col cliente allegando fax, mail, file, immagini, video e quanto altro ricevuto per avere uno storico completo dell'intervento