Uno dei fattori che differenziano Assist dai software gestionali tradizionali è l'integrazione nativa con Area Archiving, il modulo che consente di archiviare in un fascicolo digitale tutti i documenti cartacei con evidenti benefici in termini di tempi di ricerca, organizzazione aziendale e sicurezza delle informazioni.

Per ogni chiamata di intervento può essere creato, consultato e continuamente aggiornato, un archivio digitale con tutti i documenti di cui tenere traccia: fax, e-mail, preventivi, ordini, offerte, voucer, fatture, ecc. per avere in ogni momento ed in tempo reale tutto lo storico documenti legati all'intervento in oggetto. Dal punto di vista organizzativo questo rappresenta un notevole slancio qualitativo in quanto consente di risparmiare tempo nella classificazione e nella ricerca dei documenti, di condividere le informazioni all'interno dell'azienda ed evidenti benefici logistici per la conservazione dei documenti elettronici anziché cartacei.

L'archiviazione ottico apporta numerosi vantaggi per le aziende che offrono assistenza tecnica in quanto consentono di eliminare quasi totalmente la gestione cartacea dei documenti, con indiscussi benefici per quanto concerne l'organizzazione aziendale, la condivisione delle informazioni e nei tempi di archiviazione e ricerca dei documenti.

 

 

  • Riduzione ed ottimizzazione degli spazi: Ambienti dedicati alla gestione cartacea possono essere liberati archiviando tutti i documenti, di qualsiasi natura e dimensione, sul server e poi trasferiti su CD o apparati esterni.
  • Abbattimento dei costi di gestione: Le attività di archiviazione, riordino e ricerca dei documenti che per l'azienda sono attività prive di valore aggiunto, vengono sostituite dall'archiviazione elettronica che consente di recuperare i file in tempo reale
  • Sicurezza e conservazione degli archivi: Effettuando i salvataggi e le copie degli archivi, vengono ridotte sensibilmente le probabilità di smarrimento e danneggiamento dei documenti rispetto all'archiviazione tradizionale
  • Condivisione dei dati: Avere un archivio elettronico significa dare la possibilità a più persone (abilitate) di accedere alle informazioni in tempo reale e renderle disponibili, oltre che all'interno dell'azienda anche dall'esterno per lavorare fuori sede collegandosi al PC. I documenti inoltre non vengono spostati tra gli uffici e vengono eliminati i costi di ristampa dei documenti.
  • Maggiore riservatezza dei dati: Solamente le persone autorizzate potranno accedere ai documenti riservati, in base alle abilitazioni impostate dalla direzione

 

 

FAscicolo_digitale

 

 

Archiviazione automatica dei rapporti di intervento:

Con il modulo di archiviazione massiva documenti tramite BAR-CODE, è possibile archiviare in modo automatico i rapporti di intervento cartacei. Attraverso il codice a barre stampato sul documento, viene riconosciuto il numero di intervento associato alla chiamata ed archiviato nel fascicolo digitale corrispondente. In pochi secondo centinaia di rapporti di intervento verranno archiviati per avere sempre disponibile lo storico dell'intervento eseguito con tutti i dati compilati dal tecnico durante la procedura di chiusura dell'intervento.